A la demande des organisations représentatives des annonceurs, des agences et des régies publicitaires audiovisuelles, toute diffusion d’un film publicitaire en télévision linéaire ou sur les SMAd (Services de media audiovisuels à la demande) impose l’obtention d’un avis avant diffusion, afin de sécuriser au mieux la chaine de valeur, de l’annonceur au diffuseur, en s’assurant de la conformité réglementaire et déontologique des spots diffusés sur ces supports. La délivrance de ces avis fait l’objet d’une procédure particulière via le site www.ARPP.tv, au cours de laquelle le demandeur (adhérent ou non à l’ARPP) pourra choisir l’un des 3 niveaux de service proposé, selon l’urgence de sa demande.
Voyons dans cet article toutes les astuces qui vous permettront de faciliter le rendu d’un avis avant diffusion dans les meilleurs délais.
1°/ Transmettre un fichier finalisé
L’analyse juridique du projet de film doit se faire sur une version prête à être diffusée. A ce titre, tout fichier en cours de travail ne sera pas examiné, afin de ne pas se substituer à la procédure de conseil préalable.
De la même façon, portez une attention toute particulière à la qualité du fichier transmis (encodage correct, pas de décalage son, retrait des watermarks, etc…), tout avis favorable étant lié à un PubID distinct, il ne sera pas possible d’exiger le transfert ultérieur d’une décision positive vers une nouvelle version du film : cette dernière devra bien faire elle-même l’objet d’une nouvelle soumission.
2°/ Bien remplir sa demande d’avis avant diffusion
A l’image de la procédure de conseil préalable ouverte principalement aux adhérents de l’ARPP, le fait de remplir précautionneusement les différents champs de la demande d’avis permettent de faciliter l’examen de la demande. Certains de ces champs sont trop souvent oubliés, obligeant les juristes en charge de l’analyse des films à de multiples recherches qui ralentissent la séance de visionnage. N’oubliez pas que vous êtes également acteurs de la rapidité avec laquelle les avis sont rendus.
Top 4 des champs de demande d’avis avant diffusion trop souvent négligés :
- Le champ « identifiant de dossier » : dans l’hypothèse où votre projet a fait l’objet d’un conseil préalable, pensez à indiquer les références du dossier dans cette case, afin de permettre aux juristes en charge du visionnage de remonter l’historique des conseils et des échanges, afin de faciliter le traitement.
- Le champ « type de modifications » : votre spot a déjà fait l’objet d’un avis « à modifier » ? Pensez à indiquer dans la demande de votre nouvelle version les modifications effectuées.
Astuce : si nous saluons l’intention, remplir le champ par « MODIF » ou « V2 » ne constitue pas une aide réellement probante à l’examen de votre film.
- Le champ « Film ID de référence » : dans le même cas de figure, ce champ permet aux juristes de retrouver plus aisément la précédente version du film et de la comparer au spot du jour, sans recherche manuelle complémentaire.
- Le champ « commentaire » : Certaines réglementations applicables obligent à recueillir des engagements de l’annonceur pour désigner le film comme conforme. Pensez à transmettre au support les documents indispensables (p.e. : annexe distribution…), ou à ajouter les éventuelles informations nécessaires au sein de ce champ (restriction d’âge pour un contenu audiovisuel…) afin d’éviter de allers-retours par courriel, qui ralentiront le rendu de l’avis.
3°/ Privilégier l’envoi d’un « éclaireur »
En raison de réglementations sectorielles, certains films devront être validés en plusieurs versions, chacune étant censée recevoir un avis favorable pour être diffusée. En cas de doute, ou d’absence de conseil préalable, pensez à envoyer un fichier unique, afin de limiter le nombre d’avis à modifier reçus. Les autres films pourront être envoyés plus sereinement à réception du premier avis favorable.
4°/ Ne pas utiliser la procédure d’avis avant diffusion pour obtenir un conseil en urgence
La procédure d’avis avant diffusion n’a pas vocation à se substituer à celle du conseil préalable. A ce titre, si une demande de conseil prend plus de temps que prévu, l’envoi du projet en procédure d’avis avant diffusion n’a pas d’intérêt : l’équipe de visionnage consultant dans ce cas le juriste en charge du dossier. Pour rappel, l’engagement sur le délai ne concerne que le visionnage du film : si le dossier nécessite un temps d’examen particulier, celui-ci ne sera pas revu à la baisse dans le cadre d’une soumission en avis.
De la même façon, il est inutile de soumettre en procédure d’avis un projet ayant fait l’objet d’un conseil défavorable, les recherches en interne permettant de retrouver l’historique du dossier.
5°/ Faire précéder son envoi par un examen de conformité
Nous encourageons bien évidemment nos adhérents à soumettre leurs projets avant leur finalisation afin de désamorcer les problématiques juridiques en amont de la soumission pour avis avant diffusion.
Dans l’hypothèse où vous ne seriez pas adhérent à l’ARPP, outre la possibilité offerte d’un « conseil exceptionnel » (voir les conditions dans les CGU), et particulièrement dans le cadre d’un « conseil Développement durable », nous vous invitons à vous faire accompagner par votre équipe juridique afin d’éviter de multiples soumissions.
La sensibilisation de vos équipes à certaines problématiques peut également permettre d’anticiper des questions qui seront posées au cours de l’examen du film, rendant l’ensemble de la procédure plus fluide, notamment en limitant les allers-retours avec l’annonceur.
Astuce : « nul n’est censé ignorer la loi » : à ce titre, le fait de ne pas avoir connaissance d’une réglementation ne peut justifier un aménagement au rendu d’un avis, tout manquement entrainant de facto le rendu d’un avis « à modifier ».
Les exemples évoqués dans cet article sont purement fictifs. Toute ressemblance avec des situations vécues ou des propos tenus ne serait que fortuite.
